Nota: Esta transcripción ha sido editada para mejorar su fluidez, claridad y legibilidad.

[00:00:00] Lucía Carrasco: En este episodio, compartiremos la experiencia de una líder financiera que ha estado en ambos lados de la historia auditando y siendo auditada. Averiguaremos cómo dormir mejor y navegar tranquilos, tranquilas a través de estos procesos.

Soy Lucía Carrasco y esto es Temple Misión y Números. Un podcast donde damos voz a las y los profesionales de las finanzas que trabajan por el cambio social y escuchamos las historias no contadas detrás de los números.

[00:00:33] Lucía Carrasco: Hoy estamos platicando con mi tocaya, Carmen Lucía Albarracín, colombiana, bogotana. Lucía es contadora pública. Tiene experiencia en proyectos de cooperación internacional, contabilidad en entidades sin ánimo de lucro y actualmente trabaja en una agencia del gobierno colombiano y colabora con organizaciones locales como Fundación Sentido y el Veinte.

[00:00:55] Lucía Carrasco: Además, en un pasado reciente, Lucy ejerció como auditora. Bienvenida, Lucy, qué gusto verte hoy por aquí.

[00:01:06] Lucía Albarracín: Muchísimas gracias y espero que estas pocas palabras y nuestra charla, pues, animen a todos los que nos escuchan y pues, que tengan un ejemplo más de los trabajos que hacemos en finanzas y en todo este tema de las organizaciones de la sociedad civil.

[00:01:27] Lucía Carrasco: Me encantaría escuchar desde tu experiencia, ¿cómo es ser una mujer auditora en Colombia? Y ¿cuál ha sido —hasta el día de hoy— tu mayor aprendizaje?

[00:01:38] Lucía Albarracín: Mi primera auditoría o por mi primer proyecto, cuando yo era como la auditora principal ya la senior. Pues yo era muy chica. ¿No? Pues, es decir, yo salí, hice carrera. Y entonces, cuando yo me presentaba ante el representante legal de la empresa, como que se quedó como: ¿tú eres la persona que me va a auditar? Y yo: sí.

[00:01:56] Lucía Albarracín: O sea, sí, yo soy la senior. Vas a hablar conmigo. Claro. Un nombre mayor. Qué me decía como, bueno, no, pues estamos atentos a lo que puedas necesitar, pero se veía, era como, yo no estoy creyendo que tú tan joven vas a ser a una auditora a mí no, como

[00:02:13] Lucía Albarracín: La desconfianza del cliente cuando te ve a ti como: yo esperaba una persona diferente que al final dice como no…

[00:02:22] Lucía Carrasco: Te vieron, te juzgaron y dijeron quién sabe quién sabe qué nos va a decir esta chica y, no se imaginaban la que les iba a caer…

[00:02:32] Lucía Albarracín: No, ni de cerca se lo imaginaron.

[00:02:35] Lucía Albarracín: O sea, es decir, creo que era un aprendizaje mutuo, como que aquí todas las apariencias son engañosas. Entonces, eso es algo muy importante porque también uno como auditor se nutre de eso.

[00:02:47] Lucía Albarracín: Cuando llegamos a organizaciones que al parecer tienen todo muy bien, y tú les empiezas a revisar y eso no es así…

[00:02:53] Lucía Albarracín: El trabajo siempre tiene que hacerse con una apuesta de transparencia y de una muy buena comunicación. Pareciese que no estuviera conectada con las finanzas, pero realmente es algo que sí es muy importante. Y en el tema de la auditoría lo es mucho más.

[00:03:10] Lucía Carrasco: Esta comunicación de la que hablas es al interior de la organización…Es con el auditor..

[00:03:17] Lucía Albarracín: En temas de auditoría, es como esa brecha que hay entre lo técnico. Y lo financiero, que casi no se habla, casi no se charla. Y en la implementación sucede. Es decir, si tú estás gestionando recursos, los traes a la organización…

[00:03:34] Lucía Albarracín: pero solo fue una persona que hizo la negociación, aceptó los términos como venían. Y luego, cuando necesitas implementarlo y la parte administrativa y financiera toma el proyecto para implementarlo, empiezan a encontrarse desacuerdos, como: es que nosotros no podemos hacer esto porque nuestro régimen fiscal o contable tiene unas limitantes o porque esto tenía que ser así financieramente o por formas regulatorias…

[00:03:59] Lucía Albarracín: Y entonces ahí es donde empiezan a encontrarse desencuentros y muy seguramente futuros hallazgos en las auditorías, porque esto no se habló desde el inicio.

[00:04:07] Lucía Albarracín: Si tú te das cuenta de todo eso, es solamente comunicaciones.

[00:04:10] Lucía Albarracín: Y solo con eso, creo que mitigamos la mayor parte de los riesgos institucionales que se pueden tener al implementar un proyecto o al ejecutarlo.

[00:04:20] Lucía Carrasco: Y pues, realmente hoy tenemos mucha suerte porque tienes esas dos caras de la historia, digamos,

[00:04:25] Lucía Carrasco: Empezaste como auditora

[00:04:26] Lucía Albarracín: Sí,

[00:04:27] Lucía Carrasco: al bando de las organizaciones de la sociedad civil.

[00:04:30] Lucía Carrasco: cómo fue la primera vez que trataste con un auditor con una auditora que te encontraste con esa con esa persona.

[00:04:40] Lucía Albarracín: Yo lo que sentí fue como un desplome de emociones. Fue, como dije, en serio. ¿Yo era así? Así me veían cuando yo llegaba a las organizaciones. Es decir, sí me vi un poco reflejada. Pero además, como que el desplome de emociones fue como si yo me viera así. Oye, qué mal, osea, porque llegamos como con esta arrogancia y dureza como bueno, aquí van ustedes van a ser juzgados y muéstrame qué es lo que tienen, si es un poco la sensación de absolutismo y de saber muchas cosas con dureza y arrogancia desde parte del auditor.

[00:05:14] Lucía Albarracín: Entonces, digamos que fue como…no, creo que esto tiene que cambiar. Tenemos que hacerlo de una manera diferente.

[00:05:22] Lucía Carrasco: Desde las organizaciones de la sociedad civil hay un miedo al auditor, al equipo de auditores, yo he escuchado a muchos líderes decirme: es que no dormimos…

[00:05:31] Lucía Albarracín: Uno siempre puede mitigar ese susto, ese nerviosismo de ser revisado. Porque al fin y al cabo, la auditoría viene a confrontarte decisiones que has tomado desde lo institucional, ¿no? Hay que tomarse el tiempo. Para que todo esto salga bien, para que el auditor cuando tenga preguntas, pues sean resueltas lo más pronto posible, pero lo cierto es que para mitigar los otros temas de la ejecución de la auditoría de soportes de procesos…

[00:05:57] Lucía Albarracín: Pues vamos a hacer un plan inicial interno para mitigar cualquier cosa que se me pueda escapar dentro de la auditoría. Como una mini auditoría previa interna, ehh, que eso además te puede dar un poco de paz mental mientras se está ejecutando, ¿no?

[00:06:17] Lucía Carrasco: Me encanta esto que dices de la paz mental tan importante, pero sobre todo, esta parte de hacer un ejercicio propio con tu equipo, una especie de mi auditoría, porque tiene mucho que ver con cambiar la cultura organizacional en torno a lo que significa este proceso y cómo prepararnos para ella en colectivo.

[00:06:38] Lucía Albarracín: El resultado final de la auditoría también es darle confianza a los donantes de seguir dándome recursos y que yo me voy a fortalecer para poder gestionar mejor estos recursos que me pueden seguir llegando.

[00:06:49] Lucía Albarracín: Al final, cuando tú tienes una auditoría, y ven esta clase de cosas como, bueno, tiene políticas.

[00:06:55] Lucía Albarracín: Para temas de compras, para temas de viajes, manejan tarifas, digamos que uno dice como, bueno, aquí podemos minimizar el riesgo de la ejecución del recurso en cosas que no eran del proyecto, y si uno las instaura desde el inicio, pues ha mitigado al menos el ochenta por ciento de hallazgos que pueden salir.

[00:07:14] Lucía Carrasco: y sí, a veces perdemos esta perspectiva de la relevancia, la importancia de la auditoría como un ejercicio para validar en donde estamos, cómo vamos y qué oportunidades de mejora existen, ¿cierto? Pero también es una realidad que hay experiencias traumáticas. Me gustaría saber, Lucy, si nos puedes contar.

[00:07:36] Lucía Carrasco: ¿Cuál ha sido la peor experiencia que has tenido tú con una auditoría y por qué?

[00:07:41] Lucía Albarracín: Tuve en varias ocasiones auditorías extranjeras, es decir, el donante que es un donante muy fuerte.

[00:07:49] Lucía Albarracín: Contrata una firma [00:07:51] por fuera, pues van revisan, pero muchos les falta contexto de país

[00:07:56] Lucía Albarracín: ahí si no duerme uno, es decir, eso, si es un tema de no lograr dormir, porque es como, yo tengo todo para mí está claro dentro de mi contexto nacional local…

[00:08:06] Lucía Albarracín: Pero ¿tú me estás diciendo que no, pues, porque sencillamente traes otra formación y otro lineamiento desde donde me estás auditando? Suele pasar que las entidades sin ánimo de lucro tienen unas características diferentes en Colombia que en otros países.

[00:08:22] Lucía Albarracín: Esa concertación de explicarte algo que es de este país, pero que en otro lado no entienden y que eso posiblemente genere un hallazgo y que uno dice no, es porque no tienes el contexto. Entonces pues no es que no nos dé, es decir, no sabemos más cómo explicarle.

[00:08:45] Lucía Albarracín: En alguna ocasión le sugerimos al donante directamente. Es como, mira, estamos teniendo problemas con la firma de auditoría. Si esa empresa tiene una filial en Colombia, tiene una firma amiga, por favor, que se conecten y yo creo que esa flexibilidad dentro de [00:09:00] los mismos donantes es importante. Ese apoyo del donante que realmente quiere ayudar a las personas que están recibiendo sus recursos en poder convertirse en una organización consolidada.

[00:09:03] Lucía Carrasco: Sí, justo lo, lo importante de tener esta capacidad de entablar relaciones que vayan, pues, más allá de lo transaccional con nuestros donantes, ¿no? De poder navegar hace una relación,

[00:09:14] Lucía Carrasco: Más de aliados, de trabajar en alianza y como pares para lograr el cambio, que finalmente es la razón por la cual estamos recibiendo, administrando y ejecutando esos recursos. Lucy una organización que recibe, como dices hallazgos, o salvedades y que los arrastra y los arrastra desde tu experiencia ahí ¿qué puede estar pasando?

[00:09:37] Lucía Albarracín: Hay dos formas de verlo. Entonces, digamos una: la de la importancia del donante en profundizar en qué pasa, y la otra; es el nivel de cambio y de oportunidad de mejora que vea el que ha sido auditado.

[00:09:51] Lucía Albarracín: Los humanos solemos ser resistentes al cambio. Entonces, de parte de la organización, puede ser que sí, no me convenza la observación ni el plan de mejora que me estás planteando, o que no le parezca relevante.

[00:10:06] Lucía Albarracín: Y ahí, yo creo que sí tiene, digamos que un porcentaje de responsabilidad quien esté en la parte directiva ejecutiva de la organización, ¿no?

[00:10:16] Lucía Albarracín: Y entonces buscar ayudas, es buscar salidas y decirle en esa conversación franca con el donante: vea, mira, realmente es que yo, yo me sé algunas cosas, pero no todo; necesito más herramientas financieras. Porque lo que también suele pasar en las organizaciones sin ánimo de lucro, es que como son tan pequeñas en muchos casos, pues la persona administrativa es uno o dos haciendo como todo.

[00:10:43] Lucía Carrasco: Tocas un tema súper interesante que daría, pues, para una serie de podcasts, no solo un episodio, que es la resistencia al cambio, ¿cierto? Estamos muy armados, muy armadas y dispuestos a seguir trabajando a nuestro ritmo. Con nuestros procesos y con nuestros sistemas, y realmente es un reto movernos y en el programa de FIRE, pues vemos esto, pero también vemos que cuando los equipos logran moverse, salirse de ese lugar en donde están en donde estamos atrincheradas, atrincherados, pues se abren una serie de oportunidades muy grandes

[00:11:18] Lucía Carrasco:  ¿Cuáles son los temas en los que tú dirías que la comunicación no es totalmente clara entre los donantes y una organización de la sociedad civil y que puedan dar lugar a hallazgos o salvedades en las auditorías?

[00:11:47] Lucía Albarracín: Cuando yo estaba trabajando en una organización, pasaba mucho que no eran claros con el tema de, bueno, muchos donantes que te pagan el cien por ciento de la donación con la firma del convenio, pero yo no voy a [00:12:00] ejecutar.

[00:12:00] Lucía Albarracín: todo el recurso en un solo mes. Entonces yo tengo un recurso en bancos, por ejemplo,

[00:11:54] Lucía Albarracín: Bueno, mire, señor donante, ninguna parte de sus anexos dice si los intereses ¿son suyos o son míos? Entonces, digamos que ante esas dudas, uno siempre tiene que ir al donante,

[00:12:05] Lucía Albarracín: Y antes, si yo tengo una duda de si puedo hacer o no o qué puedo hacer con esos recursos y no está dentro de los lineamientos o la hoja de ruta, pues yo tengo que preguntar. Por fortuna, en muchas ocasiones nos los dejaban.

[00:12:19] Lucía Carrasco: Me hace pensar también en el tipo de cambio, que también es un tema que no necesariamente se especifica también si ganas (Lucía Albarracín: ehh sí), si pierdes, qué, qué haces.

[00:12:29] Lucía Albarracín: Ese tipo de diferencial cambiario es uno de los hallazgos que más se repiten en las auditorías. Uno, pues porque hay diferentes formas de verlo. Porque a veces ni siquiera se comunica.

[00:12:43] Lucía Albarracín: Dice: oye, si yo recibí menos más, o puedo tomarme esto como que no hay una indicación ni clara de acá ni clara de alguna otra parte. Hay algunos donantes que dicen: infórmame tan pronto te llegue para saber realmente en cuánto fue. ¿Por qué? Pues porque ellos en sus informes financieros, también necesitan saber a qué tasas están moviendo.

[00:13:02] Lucía Carrasco: También hemos visto, Lucy, que hay organizaciones que, cuando reciben salvedades, pues se ponen a actuar rápidamente y a tratar de solucionar estas cosas y crean una serie de políticas, planes, etcétera, que, pues no les funcionan, que son, digamos, arreglos de la noche a la mañana.

[00:13:40] Lucía Albarracín: Sí, de hecho, pasa muy seguido, eh…porque pasamos de extremos a extremos, no de no tener nada, querer tenerlo todo en un solo momento, es decir, yo tengo que tener resiliencia, es verdad, ehhh y tengo que hacer cambios oportunos, pero también tengo que tener contexto de organización y de fuentes y recursos para poderlo hacer. Yo tengo que alzar la mano y decir, mira, a mí me parece fabuloso todo lo que me están diciendo, pero yo no tengo la capacidad para hacerlo.

[00:34:49] Lucía Albarracín: Sea al donante, al jefe directo y a la asamblea a decir: mira, llegó esto, pero nosotros no tenemos la capacidad. Y desde ahí desplegar

[00:13:58] Lucía Albarracín: la estrategia de: bueno, y entonces, cómo hacemos, hablamos con el donante, miramos si nos montamos un presupuesto, que, qué necesitamos adicional en recursos para poder tener ese apoyo…

[00:14:07] Lucía Albarracín: No hacerlo todo de una, porque también se pueden cometer muchas imprudencias. Las organizaciones de la sociedad civil a veces pecan por decir, nosotros somos pequeños. Nosotros no recibimos grandes flujos de dinero. Entonces nunca se piensan como en grande y

[00:14:23] Lucía Albarracín: pues es una organización, como tal, hay que tratarla.

[00:14:26] Lucía Carrasco: Así es. Y me recuerdas una conversación que tuvimos con Immaculate Mutheu, quien trabaja en una organización liderada por mujeres, una organización indígena en Kenia [00:15:00] que nos contaba que parte de su trabajo fue dar marcha atrás con todas las políticas que tenían, revisar su contexto y realmente crear políticas que estaban adaptadas

[00:14:50] Lucía Carrasco: a su situación, a su organización, al momento de vida organizacional en el que estaban. Y como esto fue fundamental para diversificar sus fuentes de ingreso, generar reservas de capital, etcétera. Y bueno, esto que dices de la importancia de poder tener este espacio en tu equipo para hablarlo, comentarlo.

[00:14:57] Lucía Carrasco: Y cómo también estos temas, que son complejos, ehhh pues no es tan fácil encontrar con quién con quién charlarlo, hacer equipo dentro de nuestro equipo me parece vital en este tema.

[00:15:24] Lucía Albarracín: El auditor es una persona como tú. A veces que muy seguramente sabe menos de ti y de lo que tú haces, que lo que él cree es decir, los auditores nos las pasamos en diferentes organizaciones. Y [00:16:00] realmente lo que llegamos a hacer es aprender es aprender de lo que está haciendo esta organización cómo lo hace sus procesos, y muy seguramente compararla con otra de las que acabamos de visitar y saber que de pronto lo que está funcionando acá, yo también se lo puedo recomendar aquí

[00:15:53] Lucía Albarracín: ya que trabajamos en temas sociales, pues ser más humanos en nuestros procesos y pensar que en el otro también viene lo mismo. Es decir, tú también eres un hermano que viene a aportarme unas cosas y bueno, aquí pues nos estamos socializando entre todos y aprendiendo entre todos.

[00:16:08] Lucía Albarracín: Yo creo que de las auditorías más importantes y que la organización por iniciativa propia debe hacerse al menos una vez en su vida

[00:16:17] Lucía Albarracín: es la institucional porque es la que viene y te mira todo.

[00:16:21] Lucía Albarracín: Esto le da tranquilidad a los socios, a la asamblea, a la junta, a todos en general.

[00:16:26] Lucía Carrasco: Me gusta mucho tu propuesta y esta formulación de humanizar pues estos procesos y que, como decías, evidentemente, tiene que ver [00:16:34] mucho con poder compartirlo, socializarlo, pero me parece que también tiene que ver con el conocimiento que podemos acercarnos desde otro lado desde otras experiencias y desde lo que otros líderes, otras líderes han han vivido en organizaciones similares a las nuestras.

[00:16:55] Lucía Albarracín: Se hace mucho en la parte temática, ¿no? si hay varias organizaciones que trabajan temas del LGBTI, pues son muy unidas y todas trabajan en la parte misional, por decirlo así, eh, muy unidas.

[00:17:34] Lucía Albarracín: Pero nunca se charla en administrativo. Y puede ser que ahí también tengan dudas. Es decir, algo que le pasó a una, ya lo superó y fue su forma y le ha funcionado.

[00:17:43] Lucía Albarracín: Entonces, creo que también es necesario como gestionarse una red de apoyo, en la parte administrativa y financiera.

[00:17:27] Lucía Carrasco: Bueno, y para cerrar esta conversación retomo algunos de los puntos clave que nos compartiste para poder dormir mejor durante estos procesos de auditoría. En primer lugar, el rol primordial que tiene una buena comunicación al interior de nuestros equipos, no asumir que todos sabemos o entendemos lo mismo.

Por otra parte, lo crucial que es consolidar políticas y procesos financieros adaptados a nuestros contextos, sin pensar que por ser una organización pequeña no deberíamos tener estos procesos y políticas implementados. Además, ejercitar y tener ese reflejo de preguntar si algo no está claro, si no nos queda claro algo en nuestros contratos, hablarle o escribirle a nuestro donante para aclarar dudas y al mismo tiempo forjar esa relación de aliados y pares con ellos. Y finalmente, cómo estos procesos de auditoría son vitales para avanzar y dar tranquilidad a los socios, a la junta, al personal y a todas las personas que apoyan nuestra misión.

Y por supuesto que seguiremos compartiendo experiencias relacionadas con estos temas a través del podcast.

[00:18:38] Lucía Albarracín: Así es. Se comparte la experiencia al mínimo. Si no tenemos la respuesta exacta, al menos se comparte la vivencia

[00:18:44] Contáctanos si tienes alguna pregunta o quieres sugerirnos un tema. Puedes encontrar los materiales mencionados en esta serie en https://www.springstrategies.org/podcast.

"Temple, Misión y Números" es un podcast sobre las historias no contadas de profesionales de finanzas trabajando por el cambio social, producido por Spring Strategies. Este podcast no sustituye el asesoramiento legal, fiscal o financiero. Gracias por escucharnos.

[00:19:19] Este podcast es presentado y producido por Lucía Carrasco. Editado por Canadian Podcasting Productions. El equipo de Spring Strategies brindó apoyo adicional en la edición, comunicación y producción. Música de Frontera Bugalu y Lawd Ito, cortesía de Epidemic Sound.