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[00:00:00] Lucía Carrasco: Neste episódio, vamos compartilhar a experiência de uma líder financeira que esteve dos dois lados da história — auditando e sendo auditada. Vamos descobrir como ter uma boa noite de sono e navegar por esses processos com mais tranquilidade.

Eu sou Lucía Carrasco e você está ouvindo "Determinação, Missão e Números", um podcast que dá voz a profissionais de finanças comprometidos com mudanças sociais, revelando as histórias que os números não contam.

[00:00:37] Lucía Carrasco: Hoje conversamos com minha xará, Carmen Lucía Albarracín, de Bogotá, Colômbia. Lucía es contadora pública certificada. Tem experiência em projetos de cooperação internacional, contabilidade para organizações da sociedade civil e, atualmente, trabalha para uma agência do governo colombiano, colaborando com organizações locais como “Fundación Sentido” e “el Veinte”.

[00:01:01] Lucía Carrasco: Além disso, no passado recente, Lucy atuou como auditora. Bem-vinda, Lucy, é um prazer ter você aqui.

[00:01:09] Lucía Albarracín: Muito obrigada, espero que a nossa conversa encoraje todas as pessoas que estão nos ouvindo, oferecendo mais um exemplo de como realizar esse trabalho em finanças e na sociedade civil.

[00:01:35] Lucía Carrasco: Quero muito ouvir a sua experiência. Como é ser uma auditora na Colômbia? Qual foi o seu maior aprendizado até hoje?

[00:01:44] Lucía Albarracín: Minha primeira auditoria, quando fui auditora líder, a mais sênior… comecei muito jovem e fui construindo minha carreira. Quando me apresentei ao representante legal da empresa, ele disse: “Você é a pessoa que vai me auditar?” E eu respondi: “Sim.”

[00:02:03] Lucía Albarracín: Sim, sou a auditora sênior. Você vai tratar disso comigo. Claro, ele era mais velho que eu. E disse algo como: “Bom, ok, estaremos aqui para [00:02:00] o que você precisar”… mas dava para sentir: “Não acredito que você, tão jovem, vai me auditar.”

[00:02:25] Lucía Albarracín: E você sente a desconfiança do cliente quando te vê, como se esperasse outra pessoa, e pensa: “Não pode ser.”

[00:02:39] Lucía Carrasco: Eles viram você, julgaram e tiveram pensado: “O que essa garota vai falar?”… e não faziam ideia do que estava por vir…

[00:02:49] Lucía Albarracín: Nem imaginavam!

[00:03:06] Lucía Albarracín: Foi um aprendizado mútuo. As aparências enganam. Isso é muito importante porque, como auditora, você também aprende com isso.

[00:03:17] Lucía Albarracín: Chegamos a organizações que parecem ter tudo em ordem, e quando começamos a analisar, vemos que não é bem assim…

[00:03:27] Lucía Albarracín: Então, o aprendizado é que o trabalho que fazemos deve sempre ser feito com compromisso com a transparência e com uma comunicação muito boa. Pode parecer que comunicação não está ligada às finanças, mas está, sim. [00:03:00] É algo muito importante, ainda mais no contexto de auditoria.

[00:03:52] Lucía Carrasco: Essa comunicação de que você fala é interna à organização? É com o auditor…?

[00:03:58] Lucía Albarracín: No processo de auditoria, existe uma lacuna entre as áreas técnica e financeira, e isso quase nunca é discutido. O mesmo acontece durante a implementação dos projetos. Ou seja, se você gerencia recursos e os traz para a organização, [00:03:31] mas foi a única pessoa que negociou e aceitou os termos do projeto, quando chega o momento de implementar e envolver as áreas administrativa e financeira, começam a surgir divergências, como: “Não podemos fazer isso porque nosso sistema fiscal ou contábil tem limitações”, ou “financeiramente tem que ser assim”, ou “temos essas restrições por exigências regulatórias”…

[00:04:46] Lucía Albarracín: É aí que começam os conflitos e, muito provavelmente, apontamentos futuros ou observações de auditoria, porque isso não foi discutido desde o início. No fundo, tudo isso é comunicação.  E, com uma boa comunicação, acredito que mitigamos a maioria dos riscos institucionais ao implementar ou executar um projeto.

[00:05:15] Lucía Carrasco: Hoje temos muita sorte porque você conhece os dois lados da história:

[00:05:21] Lucía Carrasco: Você começou como auditora e depois passou a trabalhar com organizações da sociedade civil. Como foi a primeira vez que você lidou com o auditor? Como foi o seu primeiro contato?

[00:05:36] Lucía Albarracín: O que senti foi como um choque emocional. Foi uma realização pessoal: pensei comigo mesma: “Sério? Era assim que eu era? Era assim que as pessoas me viam quando eu chegava nas organizações?” Eu me vi refletida neles. Mas também pensei: “Nossa, isso é horrível”, porque chegamos com certa arrogância e dureza, como se disséssemos: “Você será avaliado: mostre o que tem!”… É um pouco uma sensação de absolutismo, de achar que sabe tudo…um certo ar de arrogância por parte do auditor.

[00:06:30] Lucía Albarracín: Então pensei: comigo mesma não, isso precisa mudar. Temos que fazer diferente.

[00:06:40] Lucía Carrasco: É isso mesmo, dentro das organizações da sociedade civil existe um medo do auditor, da equipe de auditoria. Já ouvi muitas lideranças dizerem “Não conseguimos dormir quando sabemos que vem a auditoria

[00:07:16] Lucía Albarracín: Sempre é possível mitigar esse medo, esse nervosismo. No fim das contas, a auditoria serve para confrontar decisões institucionais que você tomou. É preciso se preparar para que tudo corra bem e para responder rapidamente às perguntas do auditor. Aumento. Faz sentido? De novo.

[00:07:38] Lucía Albarracín: [00:07:39] É importante criar um plano interno inicial para mitigar qualquer coisa que possa passar despercebida durante a auditoria. Como uma mini pré-auditoria interna, que também pode trazer um pouco mais de tranquilidade enquanto a auditoria oficial está em andamento, faz sentido?

[00:08:03] Lucía Carrasco: Gosto muito do que você fala sobre a importância da tranquilidade e de fazer esse exercício com a equipe, uma espécie de auditoria em grupo. Porque isso tem muito a ver com transformar a cultura organizacional, compreender o significado desse processo e da preparação coletiva.

[00:08:27] Lucía Albarracín: O objetivo final da auditoria também é dar confiança aos doadores para que continuem investindo recursos e fortalecer a capacidade organizacional de gerenciá-los melhor.

[00:08:40] Lucía Albarracín: Quando você passa por uma auditoria, precisa demonstrar que possui políticas para compras, viagens, honorários… Com essas políticas em vigor, é possível minimizar o risco de uso de recursos em atividades que não fazem parte do projeto. E, se a organização consegue estruturar isso desde o início, pelo menos oitenta por cento dos apontamentos que poderiam surgir durante a auditoria já terão sido mitigados.

[00:09:11] Lucía Carrasco: Às vezes perdemos de vista a importância da auditoria como ferramenta de aprendizado. Mas também existem experiências difíceis. Qual foi a sua pior experiência com auditoria?

[00:09:29] Lucía Albarracín: Trabalhei com auditorias estrangeiras, em que o doador contrata uma firma internacional. Muitas vezes, falta contexto local.

[00:09:38] Lucía Albarracín: É nesse momento que você realmente não consegue dormir porque pensa: “Estou cumprindo tudo, e isso está claro dentro do meu contexto local e nacional, certo?”… Mas então os auditores dizem: “Não, não é bem assim.”

Fazem isso simplesmente porque vêm de outra realidade e utilizam um conjunto diferente de diretrizes para conduzir a auditoria. Muitas vezes, as organizações sem fins lucrativos na Colômbia têm características muito diferentes das organizações de outros países.

[00:10:16] Lucía Albarracín: Ter que explicar práticas que são comuns aqui, mas que pessoas de outros lugares não entendem, pode acabar gerando um apontamento de auditoria… é o tipo de coisa que tira o sono. Porque, no fim das contas, é sobre os auditores não compreenderem o contexto local. E você fica ali com a sensação de que já não sabe mais como explicar aquilo.

[00:10:43] Lucía Albarracín: Em uma dessas ocasiões, entramos em contato com o doador e dissemos: “Estamos tendo dificuldades com a empresa de auditoria. Se essa empresa tiver uma filial na Colômbia, ou uma empresa parceira, por favor nos conectem, porque não estamos conseguindo nos entender.”

Acho que essa flexibilidade por parte dos próprios doadores é realmente importante. Faz toda a diferença esse apoio de doadores que genuinamente querem fortalecer as pessoas e organizações que recebem seus recursos, para que se tornem organizações mais estruturadas e consolidadas.

[00:11:29] Lucía Carrasco: Sim, é justamente por isso que é fundamental construir relações com os doadores que vão além do aspecto transacional. Buscar uma relação mais transformadora, onde atuamos como aliados, em parceria e em condição de igualdade para gerar mudanças —no fim das contas, é a razão pela qual recebemos, gerimos e executamos esses recursos.

Lucy, quando uma organização recebe apontamentos ou observações ano após ano e continua sem resolver essas questões, na sua experiência, o que pode estar acontecendo?

[00:12:08] Lucía Albarracín: Existem duas formas de olhar para isso. Uma é a importância da capacidade do doador de compreender o que está acontecendo, e a outra é o nível de mudança e de oportunidade de melhoria que a organização consegue enxergar por meio da auditoria.

[00:12:29] Lucía Albarracín: Os seres humanos tendem a resistir à mudança. Então, do ponto de vista da organização, pode ser que ela não tenha se convencido dos apontamentos e das melhorias propostas, talvez não as considere relevantes.

[00:12:46] Lucía Albarracín: E aí, acredito que quem está na gestão executiva da organização tem, sim, uma parcela de responsabilidade, não acha?

[00:12:55] Lucía Albarracín: E podem buscar apoio. Trata-se de encontrar soluções e dizer ao doador, em uma conversa franca: “Olha, eu sei e entendo como lidar com algumas dessas questões, mas não sei tudo. Preciso de apoio, de mais ferramentas financeiras...”

Isso acontece muito nas organizações sem fins lucrativos porque, em muitos casos, são muito pequenas. A equipe administrativa é formada por uma ou duas pessoas responsáveis por tudo.

[00:13:34] Lucía Carrasco: Você toca em um tema super interessante, que poderia ser assunto para uma série e não apenas um episódio de podcast : resistência à mudança. Estamos muito acostumados a trabalhar no nosso próprio ritmo, com nossos processos e sistemas. Mudar a forma como fazemos as coisas é um desafio real.

No programa FIRE, observamos como, muitas vezes, é difícil para as equipes mudarem suas maneiras de trabalhar. Mas também vemos que, quando as equipes conseguem se mobilizar e sair desse lugar de estagnação, grandes oportunidades se abrem.

[00:14:06] Lucía Carrasco: Falando em oportunidades de melhoria, e ao longo da sua carreira, quando você percebe que a comunicação entre doadores e organizações da sociedade civil não é totalmente clara, gerando apontamentos ou observações de auditoria?

[00:14:37] Lucía Albarracín: Quando eu trabalhava em uma organização, muitas vezes não tínhamos clareza sobre como lidar com o recebimento integral de uma doação — quando o doador transfere cem por cento dos recursos no momento da assinatura do acordo e, obviamente, esses recursos não serão executados de uma vez só.

Então, as organizações mantêm os recursos em uma conta bancária específica.

[00:14:54] Lucía Albarracín: Só que em nenhum lugar do contrato ou dos anexos está especificado se os juros gerados pertencem à organização ou ao doador. Então, nesses casos, é sempre necessário recorrer ao doador e perguntar: “Olha, senhor doador, o que fazemos com isso?”

[00:15:13] Lucía Albarracín: Se você tiver qualquer dúvida ou questionamento sobre se pode ou não fazer algo com o dinheiro, e não encontrar nenhuma indicação nas diretrizes ou no roteiro fornecido pelo doador, então é preciso se manifestar e perguntar.

Felizmente, em muitas ocasiões, os doadores nos permitiram ficar com os rendimentos.

[00:15:38] Lucía Carrasco: Isso também me faz pensar na taxa de câmbio, que muitas vezes não é especificada. O que fazer quando se tem um ganho ou perda por causa da taxa de câmbio?

[00:15:56] Lucía Albarracín: A diferença cambial é um dos apontamentos mais recorrentes em auditorias. Isso acontece porque existem diferentes formas de interpretá-la e, às vezes, ela nem sequer é reportada.

[00:16:11] Lucía Albarracín: Há doadores que pedem: “Informe assim que receber o dinheiro para sabermos exatamente quanto foi”, porque isso alimenta seus relatórios financeiros e eles também precisam saber com quais taxas de câmbio estão operando. Já outros não dão instruções específicas.

[00:16:33] Lucía Carrasco: Lucy, também vemos que organizações que recebem observações em seus processos de auditoria e tentam resolvê-las criando uma série de políticas, planos etc., que, em geral, não são adaptados à organização ou ao seu contexto.

[00:16:54] Lucía Albarracín: Sim, de fato isso acontece com bastante frequência, porque vamos de um extremo ao outro — de não ter nada a querer ter tudo de uma vez. É verdade que as organizações precisam ser resilientes e que precisamos fazer mudanças em tempo hábil, mas também é necessário levar em conta o contexto organizacional, as fontes de financiamento e os recursos disponíveis para conseguir fazê-las.

Às vezes, é preciso levantar a mão e dizer: “olha, acho tudo o que você está me dizendo maravilhoso, mas no momento não tenho capacidade para fazer isso”.

[00:17:34] Lucía Albarracín: Diga tanto para o doador, para a supervisão direta ou para o conselho: “Olha, recebemos esse feedback, mas não temos capacidade para agir sobre ele neste momento.” A partir daí, implemente sua estratégia.

O que fazer? Talvez seja preciso conversar com o doador, verificar se pode apresentar um orçamento e levantar o recurso adicional necessário para se chegar a um apoio adequado, o que acha?

 

[00:18:03] Lucía Albarracín: Não tente fazer tudo de uma vez, porque isso também pode levar a muitos erros. As organizações da sociedade civil às vezes erram ao dizer: “Somos pequenos. Não recebemos grandes volumes de dinheiro.” Então nunca pensam em escala e não colocam suas políticas em dia…[00:14:41] É uma organização, então precisa ser tratada como tal.

[00:18:33] Lucía Carrasco: Isso mesmo. Lembrei de uma conversa que tivemos com Immaculate Mutheu, que trabalha em uma organização liderada por mulheres indígenas no Quênia.

Ela nos contou que parte do seu trabalho era justamente revisar todas as políticas que tinham, revisar o contexto e criar políticas adaptadas à sua realidade e ao seu estágio organizacional. Isso foi fundamental para diversificar suas fontes de renda e gerar reservas de capital.

É valioso isso que você falou sobre a importância de conseguir criar um espaço dentro da equipe para falar sobre isso e discutir temas complexos.

[00:19:15] Lucía Albarracín: Sim, quem está auditando é uma pessoa como você. É bem possível que ela saiba menos sobre você e sobre o seu trabalho do que você imagina; afinal, como auditores, passamos muito tempo em diferentes organizações.

O que realmente fazemos é aprender com o que cada organização está fazendo, como ela realiza seus processos e, muito provavelmente, comparar com outras que acabamos de visitar, entendendo que talvez aquilo que funciona lá também possa ser recomendado aqui.

[00:19:51] Lucía Albarracín: Como trabalhamos com questões sociais, deveríamos ser mais humanos em nossos processos e lembrar que os outros têm as mesmas necessidades. Em outras palavras, você também é um irmão ou uma irmã que vem para contribuir. E, assim, estamos todos aprendendo uns com os outros.

[00:20:13] Lucía Albarracín: E, para mim, uma das auditorias mais importantes — e que toda organização deveria realizar por iniciativa própria pelo menos uma vez na vida — é a institucional, porque é a auditoria que vem e analisa tudo.

[00:20:31] Lucía Albarracín: Uma auditoria institucional completa é essencial e traz tranquilidade para a equipe, para a diretoria e toda organização.

[00:20:47] Lucía Carrasco: Gosto muito da sua proposta e esse convite para humanizar esses processos, como você falou, tem a ver com a forma como você se relaciona com o auditor e a capacidade de compartilhar isso dentro da sua equipe.

Também acho que isso tem a ver com o conhecimento que podemos reunir a partir de outras experiências e do que outras lideranças vivenciaram em organizações parecidas com a nossa.

[00:21:17] Lucía Albarracín: Grande parte disso é feito por área temática, certo? Se há várias organizações que trabalham com questões LGBTI, todas atuam em direção a essa missão, por assim dizer, muito próximas umas das outras.

[00:21:37] Lucía Albarracín: Mas essas organizações nunca falam sobre os aspectos administrativos e financeiros. É possível que também tenham dúvidas nessas áreas. Quero dizer, algo que tenha acontecido com uma delas, como conseguiu superar, como lidou com isso e o que funcionou — isso é uma lição que pode ser compartilhada.

[00:21:59] Lucía Albarracín: Por isso, acho que também é necessário criar uma rede de apoio para tratar dos aspectos administrativos e financeiros.

[00:22:03] Lucía Carrasco: Por isso, acho que também é necessário criar uma rede de apoio para tratar dos aspectos administrativos e financeiros. De apoio na parte administrativa e financeira.

Finalizar esta conversa, gostaria de retomar alguns pontos-chave que você compartilhou conosco e que certamente nos ajudarão a dormir melhor. Primeiro, o papel fundamental da boa comunicação dentro de nossas equipes. Sem presumir que todas as pessoas já sabem ou que têm o mesmo entendimento das coisas.

Segundo, a importância de consolidar políticas e processos financeiros adequados aos nossos contextos. Sem pensar que, por nossa organização ser pequena, não devemos ter essas políticas e processos. Terceiro, a necessidade de cultivar o hábito de fazer perguntas quando algo não estiver claro em nossos contratos.

De conversar ou escrever aos nossos doadores para esclarecer dúvidas e construir com eles uma relação de parceria e confiança. Por fim, destacamos como os processos de auditoria são essenciais para o fortalecimento de nossas organizações, trazendo mais segurança e tranquilidade para parceiros, conselhos, equipes e todas as pessoas que apoiam nossa missão. Claro, neste podcast continuaremos compartilhando experiências e aprendizados sobre esses temas.

[00:23:48] Lucía Albarracín: Isso mesmo. Se não tivermos a resposta exata, pelo menos compartilharemos nossas experiências.

[00:24:01] Lucía Carrasco: Entre em contato conosco se tiver alguma dúvida ou quiser propor algum tópico para os próximos episódios. Os recursos mencionados estão disponíveis em https://www.springstrategies.org/podcast.

"Determinação, Missão e Números" é um podcast sobre as histórias não contadas de profissionais de finanças que atuam para mudanças sociais, produzido pela Spring Strategies.

O conteúdo apresentado não constitui aconselhamento jurídico, fiscal ou financeiro. Obrigada por ouvir.

[00:24:41] Este podcast é apresentado e produzido por Lucía Carrasco. Editado pela Canadian Podcasting Productions. A equipe da Spring Strategies ofereceu suporte adicional na edição, comunicação e produção. Música de Frontera Bugalu e Lawd Ito, cortesia da Epidemic Sound