Remarque : Cette transcription a été modifiée pour plus de fluidité, de clarté et de lisibilité.

[00:00:00] Lucía Carrasco: Dans cet épisode, nous partagerons l’expérience d’une leadeuse financière qui se retrouve des deux côtés de l’histoire — celui de l’auditrice et celui de l’audité. Nous verrons comment dormir sur ses deux oreilles et comment aborder ces processus en toute sérénité.

Je suis Lucía Carrasco et vous écoutez « Mission, Courage et Chiffres » : un podcast où nous explorons les parcours de professionnels de la finance engagés dans le changement social et révélons les histoires qui se cachent derrière les données.

[00:00:36] Lucía Carrasco: Aujourd’hui nous discutons avec mon homonyme, Carmen Lucía Albarracín, de Bogotá, en Colombie. Lucia est comptable publique certifiée. Elle possède une solide expérience dans des projets de coopération internationale et dans la gestion comptable d’organisations de la société civile et travaille actuellement pour une agence du gouvernement colombien elle collabore aussi avec des organisations locales telles que la “fundación sentido” et “el Veinte”.

[00:01:04] Lucía Carrasco: Par ailleurs, Lucy a exercé en tant qu’auditrice. Bienvenue, Lucy, c'est un plaisir de te recevoir aujourd'hui.

[00:01:12] Lucía Albarracín: Merci beaucoup. Alors, j’espère que notre conversation encouragera toutes celles et ceux qui nous écoutent et leur offrira un autre, euh, un autre, exemple de la manière de faire ce travail de finance au service de la société civile.

[00:01:39] Lucía Carrasco: J'aimerais beaucoup que tu nous parles de ton expérience et notamment de ce que signifie être une femme auditrice en Colombie. Et jusqu’à aujourd’hui, quel a été ton plus grand apprentissage ?

[00:01:57] Lucía Albarracín: Alors, euh, pour mon premier audit, j'étais auditrice coordinatrice senior. J'avais commencé très jeune et je construisais ma carrière. Et donc, quand je me présentais au représentant légal de l'entreprise, il avait l'air étonné et me demandait: c'est vous qui allez m'auditer? Et moi, je répondais, “oui, oui, c'est bien moi”

[00:02:20] Lucía Albarracín: Euh, et bien oui, donc, je suis l'auditrice senior, Monsieur. C'est avec moi que vous allez parler. Et bien sûr, il était plus âgé que moi. Et là, bon, il disait: Bon, ok, on sera là pour ce dont vous avez besoin… mais je sentais plutôt ça comme: j'y crois pas… que toi, quelqu'un de si jeune va m'auditer…”

[00:02:44] Lucía Albarracín: En fait, on sent la méfiance du client lors de la première rencontre, comme s’il s’attendait à quelqu’un d’autre, et qu’il se disait, “non, hors de question”, euh, pas une femme aussi jeune, en fait.

[00:03:04] Lucía Carrasco: Donc ils te voyaient, te jugeaient et pensaient peut-être “ qui sait ce que cette fille va nous dire?”… et ils n’avaient aucune idée de ce qui les attendait…

[00:03:15] Lucía Albarracín: Ils ne s’imaginaient pas du tout!

[00:03:18] Lucía Albarracín: En fait, des deux côtés, c’était un vrai apprentissage. Les apparences sont souvent trompeuses. Disons que c’est vraiment important, parce qu’en tant qu’auditrice, on en tire aussi des enseignements.

[00:03:29] Lucía Albarracín: On arrive dans une organisation qui a l’air d’être bien organisée, et puis on commence à évaluer, à creuser un peu et on s'aperçoit qu’en fait, c’est pas du tout le cas…

[00:03:38] Lucía Albarracín: Donc, l’apprentissage, c’est que le travail qu’on fait doit toujours se faire avec un engagement qui sert la transparence et une communication très claire. On pourrait croire que la communication n’a rien à voir avec la finance, mais en fait, c’est vraiment lié. C’est quelque chose de vraiment important. Encore plus dans le contexte de l’audit.

[00:04:03] Lucía Carrasco: La communication… celle dont tu parles, elle est interne à l’organisation? C’est avec l’auditrice, l’auditeur?

[00:04:18] Lucía Albarracín: Alors, pour le processus d’audit, c’est le fossé qu’il y a entre les aspects techniques et financiers; on en parle rarement. C’est ce qui se passe au moment de la mise en place d’un projet. Si vous gérez des ressources et que vous les intégrez à l’organisation mais que vous êtes la seule personne de l’organisation à avoir négocié, à avoir accepté les termes du projet tels qu’ils étaient, quand il faut appliquer ces termes et les présenter aux départements administratifs et financiers, c’est là que les choses se compliquent. Et on entend des discours tels que : “On ne peut pas le faire parce que notre système fiscal ou comptable a ses limites”, ou “ parce que financièrement ça doit être fait comme ça”, ou “ nous avons des contraintes à cause des règles et des régulations”.

[00:05:06] Lucía Albarracín: Donc en effet, c’est à partir de ce moment que les désaccords peuvent commencer et que ces désaccords peuvent donner lieu à des remarques au moment de l’audit que ça n’a pas été discuté dès le départ. Si on y réfléchit bien, tout est une question de communication.  Et je pense qu'avec une bonne communication, on peut prévenir la plupart des risques institutionnels qui peuvent survenir au moment de la mise en œuvre ou de l'exécution du projet.

[00:05:38] Lucía Carrasco: Et on a de la chance aujourd’hui parce que tu as les deux versions de l’histoire:

[00:05:42] Lucía Carrasco: Tu as commencé en tant qu’auditrice…

[00:05:46] Lucía Carrasco: et ensuite tu t’es orientée vers le travail avec des organisations de la société civile.

[00:05:51] Lucía Carrasco: Racontez-nous comment c'était votre premier contact avec un auditeur, une auditrice…?

[00:06:05] Lucía Albarracín: Ah. J’ai ressenti un vrai choc émotionnel. C’était, en quelque sorte, une prise de conscience: je me suis dit, : “Sérieux, j’étais vraiment comme ça? Les gens me voyaient comme ça quand j’arrivais à l’organisation? “ Je me suis vue un peu en eux. Mais aussi, le choc émotionnel était dans le sens où je me disais “ Oh, c’est terrible” parce qu’on arrive avec cette arrogance et [00:05:00] cette dureté, du type, “Tu vas être jugé: montre-moi ce que tu sais faire…!”. C’est un peu un sentiment d’absolutisme et de savoir absolu, un sentiment d’arrogance de la part de l’auditeur…

[00:06:43] Lucía Albarracín: Alors, en effet, je me disais… Ça doit changer, on doit faire ça autrement.

[00:06:52] Lucía Carrasco: Oui, dans ce sens, je veux dire qu’il y a une certaine peur de l’auditeur, de l’équipe d’audit, au sein des organisations de la société civile; j’ai entendu de nombreux leaders me dire des choses comme: “ On ne dort pas quand on sait que l’audit approche”.

[00:07:13] Lucía Albarracín: On peut toujours atténuer cette peur, cette angoisse d’être audité. Parce qu’en fin de compte, l’audit a pour objectif de se confronter à ces décisions, ces décisions qu’on a prises à partir d’un point de vue institutionnel, n’est-ce pas? Il faut prendre le temps de bien faire les choses, pour pouvoir répondre rapidement aux questions de l’auditeur. Et surtout, ça aide à prévenir d’autres problèmes qui peuvent surgir pendant l’audit …

[00:07:40] Lucía Albarracín: Alors … vous devriez pouvoir établir un plan interne initial pour remédier à tout ce qui pourrait passer inaperçu pendant l’audit. Par exemple, avoir recours à un mini-pré-audit interne, ce qui peut vous apporter un peu de tranquillité d’esprit, au cours de la session d’audit, c’est pas.

[00:08:03] Lucía Carrasco: J’aime beaucoup ce que tu dis au sujet de la tranquillité d’esprit, mais surtout, cette partie au sujet de réaliser son propre exercice avec son équipe, une sorte d’audit en équipe. Parce que ça a beaucoup à voir avec le changement de la culture institutionnelle, autour de ce que ce processus implique et comment s’y préparer de manière collective.

[00:08:29] Lucía Albarracín: Oui, l’objectif ultime de l’audit est aussi de donner aux bailleurs la confiance nécessaire pour continuer à fournir des ressources, tout en renforçant la capacité de mon organisation à mieux gérer les ressources afin qu’ils continuent à soutenir l’organisation.

[00:08:49] Lucía Albarracín: Quand on a un audit, il faut pouvoir montrer qu’on a mis en place des politiques pour les achats, les déplacements, les honoraires…Avec ça, on limite le risque que des ressources soient utilisées pour des choses qui ne faisaient pas partie du projet. Et si l’organisation met ces règles en place dès le début, alors au moins quatre-vingts pour cent des constats qui pourraient surgir lors de l’audit sont déjà évités.

[00:09:20]Lucía Carrasco: Et oui, parfois, on oublie un peu à quel point l’audit est important : c’est un exercice pour voir où on en est, comment on travaille, et quelles sont les pistes pour s’améliorer. Mais c’est vrai aussi que certaines expériences peuvent être assez traumatisantes. Lucy, est-ce que tu pourrais nous partager un peu… ?

[00:09:39] Lucía Carrasco: Quelle a été ta pire expérience en audit et pourquoi?

[00:09:49] Lucía Albarracín: Je me suis souvent fait auditer par des cabinets étrangers, c'est-à-dire que le bailleur (donc, un bailleur important) engage une entreprise étrangère pour réaliser l’audit. Donc ils viennent et font leur analyse, mais ils sont nombreux à ne pas prendre en compte le contexte du pays.

[00:10:10] Lucía Albarracín: C’est vraiment à ce moment-là qu’on ne dort plus, parce que c’est comme si… je respecte tout… Dans mon cahier tout est clair par rapport à mon contexte local et national. Mais là, les auditeurs te disent : « Non, ça va pas. » Dans leur contexte, en effet… Parce qu’il est différent et donc ils appliquent des critères différents pour m’évaluer. Il arrive souvent que les organisations à but non lucratif en Colombie présentent des caractéristiques très différentes de celles d’autres pays.

[00:10:40] Lucía Albarracín: Cette discussion pour expliquer euh, une pratique courante ici, mais que des gens d’ailleurs ne peuvent pas comprendre et qui pourrait amener à des remarques dans l’audit... Ça m’empêche de dormir parce qu’au fond, tout est lié au fait que les auditeurs ne saisissent pas le contexte local. Résultat: on se retrouve un peu désemparé, parce qu’on ne sait pas vraiment comment leur expliquer autrement.

[00:11:08] Lucía Albarracín: Une fois, on a appelé le bailleur et on lui a dit : « On a quelques soucis avec le cabinet d’audit. Si cette boîte a une filiale en Colombie ou un partenaire local, pourriez‑vous les mettre en contact, s’il vous plaît ? Parce qu’on n’arrive pas à se comprendre. » Et je trouve que cette flexibilité des bailleurs, qui veulent vraiment aider ceux, celles qui reçoivent leurs ressources à devenir des organisations solides, elle est cruciale.

[00:11:39] Lucía Carrasco: Oui, exactement! D’où l’importance d’établir des relations avec nos bailleurs de fonds qui vont au-delà de la transaction, n’est-ce pas ? Il s’agit de construire des partenariats transformateurs, où on travaille comme alliés, sur un pied d’égalité pour générer un vrai changement. Et après tout, c’est la raison pour laquelle nous recevons, gérons et exécutons ces ressources. Lucy, d'après ton parcours, quand une organisation reçoit les mêmes constats ou observations, année après année et qu’elle traîne à les régler, qu’est-ce qui peut se passer là?

[00:12:21] Lucía Albarracín: Alors, disons qu’on peut l’envisager sous deux angles. D’un côté, c’est l’importance de la faculté du bailleur à comprendre ce qui se passe, et de l'autre, c’est ce que l’organisation est capable de percevoir, à travers l’audit, en ce qui concerne les possibilités de changement et les opportunités.

[00:12:37] Lucía Albarracín: Les êtres humains ont tendance à résister au changement. Donc, côté organisation, il se peut qu’ils ne soient pas convaincus par les observations ou les recommandations. Ils peuvent penser que ces propositions ne sont pas pertinentes.

[00:12:51] Lucía Albarracín: Et là, je pense qu’on peut dire que la personne qui est à la tête de l’organisation a, disons, une part de responsabilité.

[00:12:59] Lucía Albarracín: Et ils peuvent chercher de l’aide. Il s’agit vraiment de trouver des solutions et d’avoir une conversation franche avec le bailleur: “ Écoutez, je sais et je comprends comment gérer certaines choses, mais je ne sais pas tout. Donc, j’ai besoin d’aide pour acquérir davantage d’outils financiers…” Parce que ce qui se passe souvent dans les organisations à but non lucratif qui sont en général très petites, c’est que l’équipe administrative se résume à une seule ou deux personnes qui font tout.

[00:13:37] Lucía Carrasco: Tu abordes un thème super intéressant qui pourrait facilement être une série de podcasts, pas seulement un épisode: la résistance au changement, hein? En général, on est prêts à travailler à notre propre rythme, avec nos propres processus et systèmes. Et c’est vraiment un défi de changer nos façons de faire. Mais on voit aussi dans le cadre du programme de FIRE que quand les équipes réussissent à bouger, à sortir de cet espace où elles sont bloquées, de nouvelles opportunités s’ouvrent.

[00:14:20] Lucía Carrasco: Et justement, en parlant des opportunités, d'après ton expérience: Quels sont les enjeux où la communication n’est pas complètement claire entre les bailleurs et les organisations de la société civile, et qui pourraient conduire à des constats ou observations lors des audits ?

[00:14:37] Lucía Albarracín: Quand je travaillais dans une organisation, il arrivait souvent qu’il y ait un manque de clarté sur la manière de gérer le paiement unique d’une subvention, quand le bailleur verse cent pour cent du don dès la signature de l’accord, alors qu’évidemment, on n’allait pas utiliser toutes les ressources d’un coup.

Lucía Albarracín: Du coup, les organisations gardent les ressources sur un compte bancaire spécialement dédié à ça.

[00:15:01] Lucía Albarracín: Mais dans le contrat ou ses annexes, rien n’indique si les intérêts produits vont à l’organisation ou au bailleur. Du coup, dans ce genre de cas, il faut aller voir le bailleur et lui demander simplement : « Écoutez, Monsieur le bailleur, qu’est-ce qu’on fait par rapport à ça ? »

[00:15:16] Lucía Albarracín: Et quand on a un doute sur ce qu’on peut faire ou ne pas faire avec l’argent, et qu’aucune info n’est fournie dans le guide ou la feuille de route du bailleur, il faut lever la main et demander. Donc, heureusement, la plupart du temps, les bailleurs nous laissent garder les profits.

[00:15:37] Lucía Carrasco: Ça me fait aussi penser au taux de change, un sujet souvent omis ; que fait-on si des gains sont générés? Ou si, à la fin, il y a un gain ou une perte liée au taux de change ?

[00:15:50] Lucía Albarracín: Ce type de différentiel de taux de change revient souvent dans les audits. C’est en partie parce qu’il y a différentes manières de le calculer et en partie parce que parfois ils ne sont même pas rapportés.

[00:16:09] Lucía Albarracín: Certains bailleurs disent “ Informez-moi dès que vous recevez l’argent afin que je sache exactement combien ça représente”, parce que ça alimente leur rapport financier et ils ont aussi besoin de savoir le taux auquel ils opèrent. D’autres, d’autres bailleurs en revanche, ne donnent aucune instruction spécifique.

[00:16:33] Lucía Carrasco: On a aussi vu, Lucy, que certaines organisations, quand elles reçoivent des observations après un audit, se précipitent pour tout régler en mettant en place des politiques, des plans, etc., qui ne sont généralement pas adaptés à leur contexte ou à leur organisation ; ce sont, en quelque sorte, des solutions “à la va-vite”.

[00:16:56] Lucía Albarracín: Oui, ça, bon, ça arrive assez régulièrement, parce qu’on va d’un extrême à l’autre : on passe de rien à vouloir tout, tout de suite. Les organisations doivent être résilientes, c’est vrai, et il faut faire des changements, mais en tenant compte du contexte, des ressources et des moyens disponibles pour que ça marche.Et parfois, je dois lever la main et dire : “ Écoutez, tout ce que vous me proposez est génial, mais je ne peux pas le faire tout de suite.”

[00:17:27] Lucía Albarracín: Que ce soit au bailleur, au superviseur direct ou au conseil d’administration, il faut dire “ Écoutez, on a reçu ce feedback, mais on a n’a pas la capacité d’agir tout de suite”. Et là tu déploies ton énergie. Du coup, qu’est-ce qu’on fait? Tu peux parler au bailleur, voir si vous peux établir un budget ensemble et explorer quelles ressources supplémentaires pour obtenir le soutien nécessaire, n’est-ce pas?

[00:17:54] Lucía Albarracín: Et n’essaie pas de tout faire d’un coup, sinon tu risques de faire beaucoup d’erreurs. Les organisations de la société civile se disent parfois : « On est petites, on ne reçoit pas beaucoup de ressources. » Du coup, elles ne pensent jamais en grand et ne mettent pas de politiques en place. Mais au final, une organisation doit être traitée comme telle.

[00:18:21] Lucía Carrasco: Oui, c’est vrai. Ça me fait penser à une conversation avec Immaculate Mutheu, qui travaille pour une organisation indigène dirigée par des femmes au Kenya. Elle nous disait qu’une partie de son travail consistait à remettre à plat toutes les politiques en place, les réexaminer dans leur contexte, et créer de vraies politiques adaptées à leur situation et au stade organisationnel où elles en étaient. C’était essentiel pour diversifier leurs sources de revenus, générer des réserves de capital et plein d’autres choses. Et ce que tu dis sur l’importance de créer cet espace dans ton équipe pour parler de ces sujets complexes, c’est vraiment fondamental.

[00:19:13] Lucía Albarracín: En fait, l’auditeur ou l’auditrice, c’est une personne comme toi. Parfois, ils savent probablement moins de choses sur toi et ton travail qu’ils ne le croient ; après tout, en tant qu’auditeurs, on passe beaucoup de temps dans différentes organisations. Ce qu’on finit vraiment par faire, c’est apprendre ce que l’organisation fait, comment elle gère ses processus, et souvent, en la comparant avec une autre qu’on vient de visiter, en se disant que ce qui marche là‑bas pourrait aussi être utile ici.

[00:19:47] Lucía Albarracín: Et puisque nous travaillons sur des questions sociales, nous devrions faire preuve de plus d’humanité dans nos méthodes et garder à l’esprit que les autres ont les mêmes besoins que nous. En d’autres termes, vous aussi, vous êtes un frère ou une sœur qui est venu apporter votre contribution. C’est ainsi que l’on apprend les uns des autres.

[00:20:09] Lucía Albarracín: Et pour moi, l’un des audits les plus importants, et celui que toute organisation devrait faire une fois dans sa vie, est l’audit institutionnel parce que ce genre d’audit ne laisse rien passer.

[00:20:32] Lucía Albarracín: Ça apporte la tranquillité d’esprit aux membres, au conseil d’administration et également à tout le personnel de l’organisation.

[00:20:33] Lucía Carrasco: J’aime beaucoup ta réflexion et cette idée d’humaniser les processus, ce qui, comme tu l’as dit, est bien sûr lié à la façon dont on interagit avec l’auditeur/ l’auditrice, et à notre capacité de partager tout ça avec notre équipe. Mais je pense aussi que ça touche aux connaissances qu’on peut tirer d’autres expériences et de ce que d’autres leaders ont vécu dans des organisations similaires à la nôtre.

[00:21:02] Lucía Albarracín: Oui, beaucoup de ces aspects se traitent au niveau thématique, n’est-ce pas ? Par exemple, s’il y a plusieurs organisations qui travaillent sur les questions LGBTI, elles avancent toutes dans la même direction, de manière très proche et coordonnée.

[00:21:18] Lucía Albarracín: Mais elles n’échangent jamais autour des sujets tels que les aspects administratifs et financiers. Et c’est souvent là qu’elles sont susceptibles d’avoir des doutes. Par exemple, quelque chose arrive à l’une de ces organisations, et comment elle a géré la situation, qu’est-ce qui a marché. Voilà une leçon qu’on peut partager et transmettre aux autres.

[00:21:36] Lucía Albarracín: Bref, je pense que c’est aussi nécessaire de créer un réseau d’entraide pour tout ce qui touche aux aspects administratifs et financiers.

[00:21:49] Lucía Carrasco: Pour conclure cette conversation, je vais revenir sur certains points clés que t’as partagés afin de nous aider à aborder plus sereinement le processus de l'audit et à bien dormir. Premièrement, le rôle crucial de la communication, et notamment d'une bonne communication au sein de nos équipes ; il ne faut pas supposer que tout le monde possède les mêmes connaissances ou la même compréhension. Deuxièmement, l'importance de consolider les politiques et processus financiers adaptés à notre contexte, et de ne pas penser que, parce que notre organisation est petite, nous devrions nous en passer. Troisièmement, je dirais qu'il est essentiel de développer le réflexe de poser des questions si un point de nos contrats n'est pas clair, de contacter nos donateurs pour dissiper leurs doutes et de tisser avec eux une relation d'alliés. Et enfin, ces processus d'audit sont indispensables pour aller de l'avant et rassurer nos partenaires, le conseil d'administration, le personnel et tous ceux qui soutiennent notre mission. Bien entendu, nous continuerons à partager nos expériences sur ces sujets

[00:23:09] Lucía Albarracín: Exactement. Même si on n’a pas toutes les réponses, au moins, ce qui est important, c’est de partager nos expériences.

[00:23:29] N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez que nous abordions un sujet particulier.

Vous trouverez les ressources mentionnées dans cette série de conversations sur: https://www.springstrategies.org/podcast

« Mission, cœur et chiffres » est un podcast de Spring Strategies qui met en lumière les parcours méconnus des professionnels de la finance travaillant pour le changement social.

Ce podcast ne remplace pas les conseils juridiques, fiscaux ou financiers. Merci de votre écoute.

[00:23:51] Ce podcast est animé et produit par Lucía Carrasco.

Montage: Canadian Podcasting Productions. L'équipe de Spring Strategies a également contribué au montage, à la communication et à la production. Musique de Frontera Bugalu et Lawd Ito, avec l'aimable autorisation d'Epidemic Sound.